El DeCA (Documento Electrónico de Control Administrativo) será obligatorio a partir del 5 de octubre de 2026 para los transportes de mercancías por carretera en los casos previstos por la normativa. Este nuevo documento sustituye al tradicional documento de control en papel por una versión electrónica, incorporando nuevas obligaciones relacionadas con su generación, conservación y presentación durante un transporte.
Aunque el cambio pueda parecer importante, entender qué supone realmente es mucho más sencillo de lo que parece. Muchas empresas todavía tienen dudas sobre si les afecta, qué documentación tendrán que llevar a partir de esa fecha o si el DeCA sustituye al CMR o a la carta de porte. La realidad es que cada documento sigue teniendo una función distinta y conocer esas diferencias será fundamental para adaptarse correctamente a la nueva normativa.
¿Cuándo empieza a aplicarse el DeCA?
Después de varios meses de preparación, el DeCA será obligatorio a partir del 5 de octubre de 2026. Desde esa fecha, las empresas y profesionales afectados deberán generar el Documento Electrónico de Control Administrativo conforme a los requisitos establecidos por la normativa, dejando atrás el documento de control tradicional en papel.
Aunque el cambio tiene una fecha muy concreta, muchas empresas ya llevan tiempo adaptando sus procesos y herramientas para llegar preparadas. No se trata únicamente de cambiar un documento por otro, sino de incorporar una nueva forma de gestionar la documentación del transporte de mercancías por carretera, garantizando que toda la información esté disponible de forma electrónica cuando sea necesaria.
Es importante tener en cuenta que el DeCA no afecta a todos los transportes por igual. Su utilización dependerá de los supuestos en los que la normativa exige la existencia del documento de control, por lo que conviene revisar cada servicio para saber cuándo debe emitirse y qué obligaciones conlleva.
¿Qué cambia respecto al documento de control que se utilizaba hasta ahora?
Hasta ahora, muchas empresas estaban acostumbradas a preparar el documento de control, imprimirlo y entregárselo al conductor antes de iniciar el transporte. Era un procedimiento sencillo y, en la mayoría de los casos, toda la documentación viajaba en papel junto con la mercancía.
Con la llegada del DeCA, esa forma de trabajar cambia. El documento pasa a ser electrónico y deberá estar disponible en formato digital durante todo el transporte. Esto significa que las empresas tendrán que adaptar la manera en la que generan, envían y conservan esta documentación para cumplir con la nueva normativa.
Este cambio también afecta a la forma en la que se realizan las inspecciones. En lugar de revisar únicamente un documento en papel, la Administración podrá acceder a la información del DeCA mediante un código QR, comprobando de forma inmediata que el documento existe y que contiene todos los datos exigidos.
Sin embargo, hay algo que no cambia y conviene dejarlo claro. El DeCA no modifica las obligaciones del transporte, sino la forma de acreditarlas documentalmente. La mercancía seguirá necesitando la misma planificación, el servicio se realizará de la misma manera y las responsabilidades de las empresas seguirán siendo las mismas. Lo que cambia es el soporte documental y la forma de gestionar esa información.
¿Qué novedades incorpora el DeCA?
El cambio al documento electrónico no consiste únicamente en dejar de utilizar papel. La normativa establece una serie de requisitos técnicos que hasta ahora no existían y que afectan directamente a la forma de generar, conservar y presentar el documento durante un transporte de mercancías por carretera.
Una de las novedades más importantes es que el DeCA debe generarse antes de que comience el servicio de transporte. Además, el sistema informático utilizado debe registrar automáticamente la fecha y la hora en la que se crea el documento y también cualquier modificación posterior. De esta forma queda constancia de cuándo se generó realmente la documentación y si se realizaron cambios durante el servicio.
Otro aspecto relevante es que el documento debe ser nativo digital. Esto significa que ya no será válido imprimir un documento, firmarlo y escanearlo para convertirlo en un PDF. El DeCA tiene que generarse directamente desde una aplicación informática a partir de los datos introducidos en ella.
Cada documento incorpora además un código QR con una dirección web única. Cuando un agente realiza una inspección, ese código debe permitir la descarga directa del documento en formato PDF, sin necesidad de introducir usuarios, contraseñas ni navegar por distintas páginas. La normativa exige precisamente que el acceso sea inmediato para facilitar las labores de control.
Otra novedad importante es la conservación de la documentación. Tanto el cargador contractual como el transportista deberán conservar los documentos electrónicos durante, al menos, un año. Incluso aunque uno de ellos sea quien genere el DeCA, la otra parte deberá poder acceder y descargar esa documentación durante ese periodo.
Por último, también cambia la forma en la que el conductor acredita la documentación durante el transporte. Puede llevar una copia electrónica en un dispositivo móvil o una copia impresa, pero en ambos casos deberá incluir el código QR. Incluso, si durante una inspección se solicita el documento, bastará con mostrar ese código para que los agentes puedan acceder al DeCA correspondiente.
¿Qué documentos siguen siendo necesarios además del DeCA?
La entrada en vigor del DeCA ha generado una duda bastante habitual: ¿desaparece el resto de la documentación que acompaña a un transporte? La respuesta es no. El DeCA sustituye al documento de control administrativo en papel, pero no elimina otros documentos que siguen siendo obligatorios en función del tipo de servicio que se realice.
Uno de los casos más claros es el CMR. Si el transporte es internacional y está sujeto al Convenio CMR, este documento continúa siendo obligatorio porque regula las condiciones del contrato entre las partes y acredita la operación realizada. La implantación del DeCA no modifica su utilización.
Lo mismo ocurre con la carta de porte. Dependiendo del transporte y de las necesidades del servicio, seguirá utilizándose como documento que recoge las condiciones del contrato, la identificación de la mercancía o las instrucciones para su traslado. Su función es diferente a la del DeCA, por lo que ambos documentos pueden coexistir en un mismo transporte.
Además, existen transportes que requieren documentación específica por la naturaleza de la mercancía o por la normativa que les resulta de aplicación. Es el caso de los transportes ADR de mercancías peligrosas, los transportes especiales, los traslados de residuos o aquellos que necesitan documentación sanitaria o fitosanitaria. En todos estos supuestos, la obligación de llevar esa documentación continúa exactamente igual que antes.
En la práctica, el DeCA debe entenderse como un documento más dentro del conjunto de documentos que pueden acompañar a un transporte de mercancías por carretera. No sustituye al resto de documentación cuando esta sea exigible, sino que pasa a ocupar el lugar del antiguo documento de control administrativo, modernizando su gestión mediante un formato completamente electrónico.
Errores y dudas frecuentes sobre el DeCA
La implantación del DeCA supone un cambio importante en la forma de gestionar la documentación del transporte de mercancías por carretera, por lo que es normal que hayan surgido muchas dudas desde que se anunció su entrada en vigor. Estas son algunas de las cuestiones que más se repiten entre empresas, transportistas y cargadores.
¿El DeCA sustituye al CMR?
No. El CMR y el DeCA son documentos diferentes y cada uno cumple una función concreta. El CMR seguirá utilizándose en los transportes internacionales regulados por el Convenio CMR, mientras que el DeCA sustituye únicamente al documento de control administrativo que hasta ahora se emitía en papel.
¿Será obligatorio llevar el DeCA impreso?
No necesariamente. Al tratarse de un documento electrónico, podrá presentarse desde un teléfono móvil, una tableta o cualquier otro dispositivo que permita acceder a él durante una inspección. Aun así, la normativa también contempla la posibilidad de llevar una copia impresa, siempre que incluya el código QR que permita consultar la versión electrónica.
¿Quién tiene que generar el DeCA?
La responsabilidad dependerá del tipo de transporte y de las partes que intervengan en la operación. Lo importante es que el documento se genere antes de iniciar el servicio, contenga toda la información exigida y pueda ponerse a disposición de la Administración cuando sea requerido.
¿Se puede modificar una vez emitido?
Sí, pero no es un documento que pueda cambiarse sin dejar rastro. El sistema registra tanto la fecha y la hora en la que se crea el DeCA como cualquier modificación realizada posteriormente, garantizando la trazabilidad del documento y permitiendo comprobar cuándo se ha producido cada cambio.
¿Qué ocurre si durante una inspección no puede mostrarse el DeCA?
Si el documento no puede presentarse cuando es requerido, la empresa o el transportista podrían tener problemas para acreditar que el servicio cumple con la normativa vigente. Por ese motivo, antes de iniciar cualquier transporte conviene comprobar que el DeCA se ha generado correctamente, que el código QR funciona y que el documento puede consultarse sin incidencias.
En resumen: el DeCA marcará el inicio de una nueva etapa en el transporte de mercancías
La implantación del DeCA supone uno de los cambios más importantes que ha vivido la documentación del transporte de mercancías por carretera en los últimos años. Aunque la forma de realizar un transporte seguirá siendo la misma, la gestión documental pasará a ser completamente electrónica, obligando a empresas y transportistas a adaptar la manera en la que generan, conservan y presentan el documento de control.
Conocer cómo funciona el DeCA antes de su entrada en vigor permitirá afrontar esta transición con mayor tranquilidad y evitar errores derivados del desconocimiento de la normativa. Revisar los procedimientos internos, comprobar que las herramientas utilizadas cumplen los nuevos requisitos y entender qué documentación seguirá siendo necesaria será clave para que la adaptación resulte lo más sencilla posible.
La digitalización del transporte continúa avanzando y el DeCA es un paso más dentro de ese proceso. Familiarizarse con este nuevo documento desde ahora permitirá que, cuando llegue el momento de aplicarlo, forme parte de la operativa diaria con la misma naturalidad que cualquier otro documento del transporte.